Slack 溝通指南

前言

因為疫情影響，現在工作環境改為 WFH 已久。以往辦公室直接面對面溝通的方式，在這個環境下就難以達成。

儘管有仰賴 Discord 或 Zoom 之類的工具，建立起數個語音頻道。但在實務上仍有許多缺點，例如：

• 正在進行的對話時，常被外來者打斷
• 無法像實體環境下因遠距而有聲量大小差異，所以任何有關與無關的對話都讓自己難以專注
• 因為一片沈默或怕打斷他人專注狀態而不敢發言，導致溝通頻率更低

如此困境，若再遇到工作時間開始不一致的情況，語音對話這類同步對話的方式就越不適合。所以透過文字溝通的非同步對話就顯得重要。但身邊的夥伴，也礙於過往習慣用對話的溝通方式，在文字溝通上會需要點指引，所以我就想起前公司 CrBoy 曾在 Wiki 寫的〈工作流程指南〉是一份還不錯的文件，於是再近一步編寫成為本篇文章。

指南

本文件提供透過 Slack 進行文字對話的溝通指南給大家參考，以下是建議而非規範。 意思是你還是可以不遵循（也許迫於現實），但是照建議做可能會讓溝通更佳流暢。

文字和語音

• 不緊急的事情，用文字留言在頻道上，會比起直接到語音頻道打斷他人的對話或專注狀態要好。
• 若是文字討論出現困難，直接邀請大家改用語音對話，會比繼續用文字討論好。

資訊透明

• Slack channels 是主要的通訊管道。公事儘量都在 Slack 的「頻道」中講，若有必要可私訊講。
• 任何語音對話結束後，將有需要讓其他人知道的事發到 Slack，把資訊擴散出去。

文字陳述

• 在描述一件事或問題，先在前幾句破題、結論，會比先講冗長的脈絡好。
• 在描述時，應先提供事實，再提供觀點與假設。
• 若描述的事情是自己的假設，應該明確指出這件事。

問題描述

• 對於問題的方式與描述可以參考 Eric S. Raymond 所編寫的提問的智慧（How to ask questions the smart way）。
• 描述脈絡並問出 X 問題，會比只要著重要解答的 Y 問題好。可參考 X-Y 問題。

開啟話題

• 要開啟一個話題，在頻道發言，會比私訊討論好。
• 若是敘述很長時，將細節補充在 Thread 裏，會比起整篇都打在本文好。
• 在本文或 Thread 中 mention¹ 需要知道這份資訊的相關夥伴，讓他們能直接收到 Thread 裡有回覆的通知，會比要求他們時時關注 Slack 訊息好。

回覆話題

• 同個話題，在 Thread 發言，比直接在頻道討論好。
• Thread 本文偏離的話題，另外在頻道上發言，比繼續在 Thread 討論好。可以善用分享功能在頻道開新的 Thread。
• 遇到與自己預期不合的情況，以好奇、詢問、提示為問句，會比質疑好。
• 想要關注某個 Thread，可以主動對話題點擊「Get notified about new replies」去追蹤。

協助總結

• 若話題 Thread 進行了許多討論，為需要這些資訊但沒參與討論的人做總結，比起直接請他們看整個討論串好。
• 重要的結論同步發佈在頻道² 讓所有人知道，會比起只留在 Thead，只有參與討論的人知道要好。

後話

本篇文章不會是一個最好的指南，但若未來有時間或聽到一些回饋，會再嘗試持續更新。

在寫這邊文章時也懷念起在前公司時，和一群產品開發部門的夥伴，討論各種工作流程的改善方式。當時也透過 Asana 作為一個知識管理工具，裡面存放了許多相關的文件，至今仍成為我不時參考的依據。